Missar du att betala en leverantörsfaktura i tid kommer ofta en betalningspåminnelse med en avgift. Påminnelseavgiften bokförs på 6990 Övriga externa kostnader på debet, med banken (1930) på kredit – en avdragsgill kostnad, utan moms.
Momsfri och avdragsgill
Påminnelseavgifter och inkassokostnader räknas som skadestånd/ersättning snarare än betalning för en tjänst – därför utgår ingen moms, och det finns inget att lyfta. Till skillnad från Skatteverkets förseningsavgifter är avgiften till en leverantör avdragsgill. Hur stor ersättning en borgenär får ta ut regleras i 4 § lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader: högst 60 kronor för en skriftlig betalningspåminnelse (beloppen står sedan 2013 direkt i lagen). Avgiften förutsätter dessutom att den är avtalad, och ett avtalsvillkor om högre belopp är ogiltigt enligt samma lag – får du en "påminnelseavgift" på mer än 60 kronor är den alltså normalt inte lagligt grundad; lagen tillåter högre ersättning bara om det finns särskilda skäl.
När du själv skickar påminnelsen
Lägger du en påminnelseavgift på en sen kund är avgiften en intäkt hos dig: den bokförs på 3590 Övriga fakturerade kostnader (kredit) tillsammans med kundfordran – också momsfritt. Många bokföringsprogram använder underkontot 3591 "Erhållna påminnelseavgifter"; det är samma logik, men bara 3590 finns i den officiella BAS-tabellen. Samma 60-kronorstak gäller förstås din avgift också.
Tre grannfall att hålla isär
- Påminnelseavgift från leverantör: avdragsgill, 6990 (den här övningen).
- Dröjsmålsränta: avdragsgill räntekostnad, 8422.
- Förseningsavgift från Skatteverket: ej avdragsgill, 6992.
6990 och 3590 hittar du i BAS-kontoplanen.